Multitasken is helemaal niet zo slim

Hoe ver bent u vandaag met uw ‘to-do’lijst? Of heeft u die afgedaan als ouderwets? Hoe ouderwets het ook lijkt, toch zou het wel eens slim kunnen zijn om die takenlijst in ere te herstellen. Dat stelt Bob Selden op Management Issues. Het principe achter de ‘to-do’-lijst is om uw taken in volgorde van belangrijkheid te zetten en ze vervolgens een voor een af te werken.

Tegenwoordig gaat alles echter zo snel dat we heel veel dingen tegelijk aan het doen zijn. Terwijl u dit leest, bent u wellicht ook aan het sms’en, bellen of e-mailen – zoals een ware multitasker betaamt. Uit onderzoek van de Stanford University blijkt echter dat multitaskers veel minder efficiënt zijn dan mensen die zich op een ding tegelijk concentreren. Het menselijk brein kan zich namelijk maar op een ding tegelijk concentreren. Wie meerdere dingen tegelijk doet, geeft dus geen van die dingen echte aandacht. Het gevolg is dat het werk langer duurt dan zou hoeven en dat de kans op fouten aanzienlijk toeneemt.

IQ
Er kleeft nog een groot nadeel aan multitasken. Uit onderzoek van het Institute of Psychiatry van de University of London, bleek dat het IQ van mensen die steeds afgeleid worden door binnenkomende e-mails en telefoontjes, met tien punten daalt. Hetzelfde effect dat optreedt na slapeloosheid en een nog groter effect dan waarneembaar is bij mensen die regelmatig wiet roken.

Wat kunt u doen?
1. Zorg dat tijdens vergaderingen alle mobieltjes uit staan zodat de deelnemers al hun aandacht op de bespreking kunnen richten.
2. Herstel de ‘to-do’-lijst in ere, stel prioriteiten en werk uw taken een voor een af.
3. Handel uw e-mail op vaste momenten van de dag af. Moet er tussentijds iets dringend afgehandeld worden, doe dit dat per telefoon of persoonlijk.
4. Geef mensen de kans om niet bereikbaar te zijn. Eis dus niet dat uw medewerkers hun BlackBerry en e-mail ook ’s avonds en in het weekend checken.
5. Probeer uw medewerkers aan een project tegelijk toe te wijzen.
6. Bespreek de nadelen van multitasken (denk aan dat lagere IQ!). Wie zich ervan bewust is, is beter in staat te veranderen.
7. Erken en waardeer succesvol afgeronde taken en projecten. Vier de successen, dat stimuleert om een project ook de volgende keer 100 procent aandacht te geven.

Kijk voor meer informatie op www.managersonline.nl