Zo kunt u zelfroosteren

Zelfroosteren klinkt heel flexibel en modern. Maar hoe doet u dat nu het beste? Met dit vijfstappenplan van het Nederlands Centrum voor Sociale Innovatie.

Vóór u begint, is het goed te bedenken dat uw bedrijf aan een aantal voorwaarden moet voldoen. Ten eerste moet u geen 9 tot 5 cultuur hebben, want dan valt er niet veel te roosteren. Daarnaast moeten er goede arbeidsverhoudingen zijn, een open cultuur, een minimaal aantal medewerkers van vijftien, faciliterende arbeidsvoorwaarden, technische hulpmiddelen en voldoende tijd en budget.

Stap 1: analyseer het werkaanbod voor zelfroosteren

Een cruciale stap voor u kunt overgaan tot zelfroosteren. Vertaal het werkaanbod in minimale en maximale bezettingseisen. Minimaal is wat echt nodig is om het werk te kunnen doen en maximaal wat nodig is om het werk in een normaal tempo te kunnen doen, waarbij er tijd over blijft om andere werkzaamheden ernaast te kunnen oppakken. Uw organisatie bepaalt de minimale en maximale eisen voor elke dag, week of maand, zodat u tijdsblokken kunt opstellen voor de roostering.

Stap 2: inventariseer de wensen van de werknemers

Daarvoor kunt u verschillende vormen kiezen: laat u uw medewerkers inschrijven op bloktijden, mogen ze volledig vrij begin- en eindtijd opgeven of mogen ze juist aangeven wanneer ze absoluut niet kunnen en willen werken? Over het algemeen geldt: hoe meer vrijheid, hoe complexer de roosterpuzzel voor de organisatie.

Stap 3: eerste run matching werk – mensen

Door de stappen één en twee met elkaar te vergelijken, wordt duidelijk op welke momenten er teveel en juist te weinig mensen zijn om het werk te doen. Van een optimale match zal (bijna) nooit direct sprake zijn.

Stap 4: tweede run matching werk – mensen

Nu is het tijd om de mismatch uit stap drie weg te werken. Hierbij komt regelgeving om de hoek kijken, om ervoor te zorgen dat de verdeling zo eerlijk mogelijk verloopt. Dat kan op twee manieren: de groep zoekt zelf een oplossing (zelforganisatie) of software zoekt naar de ideale oplossing (geautomatiseerd roosteren). In het eerste geval betekent dat dat medewerkers wordt verzocht enkele wensen te laten vallen of te wijzigen. Daar kunt u bijvoorbeeld bonuspunten aan verbinden. De tweede manier is geschikter als uw bedrijf groter is en veel medewerkers telt. Zo’n systeem houdt enerzijds rekening met de bezettingseisen en probeert anderzijds aan zoveel mogelijk wensen te voldoen.

Stap 5: het definitieve rooster

De individuele roosters worden definitief vastgesteld en verspreid.

Evaluatie

Na een periode van een aantal maanden is het tijd voor een grondige evaluatie. Daarbij moeten drie vragen aan bod komen: heeft de techniek gewerkt? Heeft het gewerkt in de beleving van de werknemers? Heeft het gewerkt in de beleving van de werkgever?