9tot3 Vacaturebank Werktijden in overleg flexibel in tijd en plaats
Efficiënt werken kun je leren
De zomervakantie is de ideale tijd om je hoofd leeg te maken. Het is ook een goed moment om te evalueren hoe het op het werk gaat. Gewoon voor jezelf. Wat gaat er goed? En wat wil je anders doen? Krijg je je werk op tijd af, of geeft het je juist stress. Omdat je tijd tekort komt. Of jij voor je eigen gevoel niet efficiënt genoeg werkt? Efficiënt werken kan veel stress voorkomen. Je hebt structuur en overzicht nodig om grip op zaken te houden. Dat geeft rust. De volgende tips kunnen je helpen om na de zomer je werk anders in te delen.
1. Maak een goede planning
Iedereen weet het, maar niet iedereen doet het. Een goede planning maken voor het werk dat gedaan moet worden. Het is de belangrijkste sleutel tot succes. Aan het begin van een project of een klus, kun je een lange termijn planning maken. Daarna knip je de taken in kleinere stukken en verdeel je die over weken en dagen. Aan het einde van de dag pak je de planning erbij en beslis je wat er de volgende dag in elk geval gedaan moet worden. Rangschik de taken ook op urgentie. Zet de meest urgente taken bovenaan. Zo begin je elke dag gelijk goed. Je start met de taken die bovenaan de lijst staan. Zo kun je je niet verliezen in andere zaken, die er minder toe doen.
Lees e-mail op vaste momenten
Veel mensen gebruiken hun e-mail box als To-do lijst. Het lijkt logisch en handig. Maar dat is het niet. E-mail plopt de hele dag binnen. Als je de hele dag je mailbox gebruikt, zal nieuwe e-mail je de hele dag afleiden. Dat is niet wenselijk. Check daarom op vaste momenten je mail. In de ochtend en in de middag een keer is vaak al voldoende. Alles wat je binnen een paar minuten kunt beantwoorden, handel je gelijk af. Voor de rest reserveer je een ander moment. Je zult zien dat deze tip je echt heel veel tijd gaat opleveren.
Maak je bureau leeg
Ken je dat? Een bureau met stapels papieren van de diverse projecten waar je aan werkt. Een stapel To-do en een stapel om op te ruimen. Voordat je het weet kun je bijna je muis niet meer vrij bewegen. Het leidt erg af van waar je mee bezig bent. Ga je een nieuwe werkplek inrichten na de zomer? Kies dan voor een grote tafel van bijvoorbeeld www.robuustetafels.nl. Je kunt een ladekastje op wielen gebruiken om jouw papieren in te bewaren. Zit het vol? Gooi dan oude dingen weg. Een lege tafel om aan te werken geeft je veel extra concentratie. Efficiënt werken gaat gewoon beter als je je op één taak kunt concentreren. En een grote lege tafel helpt je daarbij.
Niet alles tegelijk doen
Vooral vrouwen kunnen veel dingen tegelijk. Het werd als een groot voordeel gezien, maar inmiddels is uit onderzoek gebleken dat multitasken niet bijdraagt aan een beter resultaat. In tegendeel zelfs. Als je teveel dingen tegelijk doet mis je focus. En juist die focus helpt je om efficiënt taken gedaan te krijgen. Dus ook al neem je een telefoontje op tijdens een andere taak. Zet eventuele nieuwe To-do’s op je lijstje en maak eerst af waar je mee bezig was. Doe één ding tegelijk. Dan heb je al je taken eerder klaar. En soms betekent dat ook dat je gewoon een paar uur je telefoon niet opneemt. Omdat je bezig bent. En dat eerst af wilt maken. Dat is heel normaal en verstandig om te doen.
Zeg vaker ‘nee’
Of je nu thuiswerkt of met collega’s op kantoor, mensen vragen je elke dag wel iets. Wil je dat even doen? Doe je mee aan dit project? Wil je mijn teksten even controleren? Als mensen weten dat je behulpzaam van aard bent, is het einde soms zoek. Je komt niet aan je werk toe, omdat je geen ‘nee’ durft te zeggen. Je wilt aardig gevonden worden, maar frustreert jezelf omdat je eigen resultaten tegenvallen. Ken je dit? Ga dan deze zomer maar vast oefenen. ‘Nee’ is een heel legitiem woord. Misschien zul je in het begin steeds uit willen leggen waarom je iets niet wilt doen. Je verontschuldigt je, omdat je eigenlijk vindt dat je voor iedereen klaar moet staan. Maar dat is helemaal niet altijd zo. Leer van de mensen die gewoon durven zeggen: ‘nee, dat lukt mij helaas niet.’ Punt. Het is een leerproces om echt goed ‘nee’ te zeggen, zonder een ander voor het hoofd te stoten. Maar het is een belangrijke schakel in efficiënt werken en het reduceren van stress op het werk en thuis.
